E-Rechnung (ZUGFeRD) Admin

spiritflow erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dabei werden maschinenlesbare XML-Daten direkt in das PDF eingebettet. Der Empfänger kann die Rechnung sowohl visuell lesen als auch automatisiert in seiner Buchhaltungssoftware verarbeiten.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert ein klassisches PDF mit einem strukturierten XML-Datensatz. Dadurch eignet es sich sowohl zum Lesen als auch zur automatisierten Weiterverarbeitung.

ZUGFeRD wird in Deutschland und der EU als Standard fuer elektronische Rechnungen anerkannt und ist kompatibel mit dem europaeischen Standard Factur-X.

Gesetzliche Pflichten

• Seit 27.11.2020: E-Rechnungen sind fuer Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend
• Seit 01.01.2025: Unternehmen muessen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten koennen
• Ab 2027/2028: Schrittweise Pflicht, E-Rechnungen auch im B2B-Bereich zu versenden

Unterstuetzte Profile

spiritflow bietet zwei ZUGFeRD-Profile an:

ZUGFeRD Basic

Das Basis-Profil fuer den Austausch strukturierter Rechnungsdaten. Es enthaelt alle wesentlichen Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betraege, Steuersaetze und Zahlungsinformationen.

Geeignet fuer:

• Standardrechnungen im B2B-Bereich
• Unternehmen, die mit der E-Rechnung starten
• Einfache Rechnungen ohne besondere Anforderungen

ZUGFeRD EN16931 (EU-Norm)

Das EU-konforme Profil nach der europaeischen Norm EN 16931. Es enthaelt einen erweiterten Datensatz, der den Anforderungen der europaeischen Richtlinie 2014/55/EU entspricht.

Geeignet fuer:

• Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber (B2G)
• Unternehmen mit internationalen Geschaeftspartnern in der EU
• Wenn der Empfaenger ausdruecklich EN16931 verlangt

Welches Profil soll ich waehlen?

Fuer die meisten Anwendungen ist ZUGFeRD Basic ausreichend. Waehlen Sie EN16931, wenn Ihr Rechnungsempfaenger dies ausdruecklich verlangt oder wenn Sie Rechnungen an oeffentliche Auftraggeber stellen.

E-Rechnung erstellen

Im Rechnungs-Wizard (projektbasiert)

1. Erstellen Sie eine Rechnung ueber den Rechnungs-Wizard (orangefarbenes + Symbol)
2. Im Tab Details finden Sie das Kaestchen “Als E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellen”
3. Aktivieren Sie das Kaestchen
4. Waehlen Sie das gewuenschte Profil: ZUGFeRD Basic oder ZUGFeRD EN16931 (EU-Norm)
5. Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt

Die E-Rechnung wird als PDF mit eingebetteten XML-Daten erzeugt. Sie koennen die Datei ganz normal per E-Mail versenden oder ausdrucken.

Voraussetzungen

Damit eine gueltige E-Rechnung erstellt werden kann, muessen in den Einstellungen Ihrer Organisation folgende Daten hinterlegt sein:

• Firmenname und Adresse (Einstellungen > Organisationen)
• Steuernummer oder USt-IdNr. (Einstellungen > Organisationen)
• Bankverbindung (Einstellungen > Rechnungen)
• Kundenstammdaten mit vollstaendiger Adresse

Fehlende Pflichtangaben koennen dazu fuehren, dass die XML-Daten unvollstaendig sind und vom Empfaenger nicht verarbeitet werden koennen.

Stornorechnungen

Wenn Sie eine E-Rechnung stornieren, erstellt spiritflow automatisch eine Stornorechnung im selben ZUGFeRD-Profil wie die Originalrechnung. Die Stornorechnung enthaelt ebenfalls eingebettete XML-Daten mit negativen Betraegen.