Externe Benutzer Anlegen Admin

spiritflow erlaubt es Ihnen, Externe als Beobachter einzutragen oder externe Mitarbeiter an einem Projekt oder einzelnen Aufgaben mitarbeiten zu lassen.

Unterschiede zu regulären Benutzern

Externe Mitarbeiter unterscheiden sich in folgenden Punkten von regulären Benutzern:

Externe haben keine Rollen (Benutzer, Projektmanager, Teamleiter, Admin), sondern stattdessen ein Zugriffsrecht (Nur Lesen oder Lesen & Schreiben)
Externe können nicht als Projektleiter eingesetzt werden, unabhängig vom Zugriffsrecht
Für externe Mitarbeiter gibt es keine Arbeitseinstellungen wie Stundensatz, Wochenarbeitszeit, Arbeitstage oder Urlaubstage
Externe haben kein Eintrittsdatum, keine Kostenstelle und keinen Job-Titel

Externen Benutzer hinzufügen

Navigieren Sie zu Einstellungen in der Hauptnavigation am linken Rand
Navigieren Sie in der türkisen Navigationsleiste auf Benutzer
Halten Sie das + - Symbol am rechten Bildschirmrand lange gedrückt
Wählen Sie im Kontextmenü „Externen Mitarbeiter hinzufügen”

Externen Mitarbeiter anlegen

Tragen Sie hier die Daten für den externen Mitarbeiter ein.

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Zugriffsrechte: Hier können Sie zwischen reinem Lesezugriff und Lese- und Schreibzugriff für den externen Mitarbeiter wählen.

Zugriffsrechte

Nur Lesezugriff: Der externe Mitarbeiter kann Projekte und Aufgaben nur einsehen, aber nicht verändern.
Lese- und Schreibzugriff: Der externe Mitarbeiter kann ihm zugewiesene Aufgaben ansehen, bearbeiten und im Kanban-Board bewegen. Ist der Mitarbeiter einem Projekt zugewiesen, so kann der Mitarbeiter alle zugehörigen Aufgaben im Projekt sehen und bearbeiten.

Weitere notwendige Einstellungen

Dieser Schritt legt den externen Mitarbeiter ohne weitere Rechte an. Aufgaben und Projekte müssen externen Mitarbeitern explizit zugewiesen werden. Abhängig von den Rechten können unterschiedliche Tätigkeiten erlaubt werden:

Nur Lesezugriff: Diese externen Mitarbeiter können in Projekten und Aufgaben als Beobachter eingetragen werden
Lese- und Schreibzugriff: Externe Mitarbeiter mit Lese- und Schreibzugriff können Projekten und Aufgaben als normale Mitarbeiter und auch als Beobachter zugewiesen werden. Dies können Sie für jede Aufgabe einzeln in der Aufgaben-Verwaltung oder per Projekt in der Projekt-Verwaltung erledigen.