Belege & Ausgaben

Belege.
KI-erkannt.
GoBD-konform.

Beleg hochladen. Fertig. Die KI erkennt alle Felder automatisch. DATEV-Export per Klick. 10 Jahre GoBD-konform archiviert. Daten bleiben in der EU.

30 Tage kostenlos testen Funktionen entdecken

Keine Kreditkarte erforderlich · Ab 29,99 €/Monat pro Nutzer

KI-Erkennung
Daten erkannt
GoBD-konform
10 Jahre Archivierung
spiritflow Belegverwaltung, Übersicht aller Belege mit KI-Erkennung und Status
< 10 s

KI-Erkennungszeit

Pro Beleg, automatisch

10 Jahre

GoBD-Archivierung

Gemäß §147 AO

1 Klick

DATEV-Export

ZIP mit Originalbelegen

Mistral AI
Daten erkannt
spiritflow Belegscan, KI erkennt automatisch alle Felder
KI-Belegscan

Hochladen.
Prüfen. Fertig.

Lade einen Beleg hoch. Die KI analysiert das Dokument und füllt alle Felder automatisch aus. Powered by Mistral AI, DSGVO-konform. Keine Daten verlassen die EU.

  • Lieferant & Rechnungsnummer
  • Betrag & Datum automatisch erkannt
  • Zahlungsart erkannt (PayPal, Karte u. v. m.)
  • Kategorie-Vorschlag automatisch gesetzt
E-Rechnung empfangen

E-Rechnungen bringen
ihre Daten schon mit.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. spiritflow erkennt beim Hochladen selbst, ob eine Datei eine E-Rechnung ist. ZUGFeRD und Factur-X kommen als PDF mit eingebettetem XML, eine XRechnung als reines XML. In beiden Fällen übernimmt spiritflow die Werte direkt aus dem Datensatz des Ausstellers. Texterkennung und KI-Auswertung entfallen, weil die Angaben bereits strukturiert in der Datei stehen.

Strukturierter Datensatz

ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung

Der Aussteller liefert die Angaben maschinenlesbar mit. spiritflow übernimmt sie unverändert, ein Auswertungsschritt ist dabei gar nicht nötig. Deshalb steht an so einem Beleg auch keine Konfidenz. Es gibt nichts zu bewerten.

  • Rechnungsnummer, Belegdatum und Fälligkeit
  • Netto, Steuer und Brutto je Steuersatz, inklusive Rabatten und Zuschlägen
  • Lieferant über die USt-IdNr. zugeordnet, eindeutig statt über den Namen
  • IBAN, BIC und Kontoinhaber aus den Zahlungsangaben, zum Überweisen bereit
  • Rechnung oder Gutschrift automatisch unterschieden
Papier und Bild

Foto, Scan, Kassenbon

Nicht jeder Beleg wird eine E-Rechnung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Tankquittungen und Bewirtungsbelege kommen weiter als Foto. Dafür bleibt die KI-Erkennung genau so, wie sie ist.

  • Mistral AI erkennt Lieferant, Beträge, Datum und Kategorie
  • Erkennung in unter 10 Sekunden, mit Konfidenz je Beleg
  • Beide Wege landen im selben Beleg, im selben Status­modell, im selben DATEV-Export

Mit Gegenprobe. spiritflow rechnet die übernommenen Steuergruppen gegen den ausgewiesenen Gesamtbetrag der Rechnung. Ist das XML unvollständig oder passt die Summe nicht, übernimmt die KI-Erkennung den Beleg wie jeden anderen. Kein Beleg fällt zwischen die beiden Wege.

E-Rechnungen verschickt spiritflow auch selbst. XRechnung und ZUGFeRD im Rechnungsmodul

Dein Steuerberater wird sich freuen

spiritflow macht die vorbereitende Buchhaltung so einfach, dass dein Steuerberater weniger nachfragen muss. Und du weniger bezahlst.

01

Belege erfassen

Du oder deine Mitarbeiter fotografieren oder laden Belege hoch. Die KI erkennt alle Felder automatisch. Lieferant, Betrag, Datum, Kategorie.

02

Prüfen & genehmigen

Du prüfst die erkannten Daten, ordnest Kategorien zu und genehmigst, alles digital. Das 8-stufige Statusmodell sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

03

DATEV-Export

Ein Klick. Und dein Steuerberater hat den DATEV-konformen Export mit allen Belegen als ZIP-Archiv. Weniger Rückfragen, schnellere Buchung, niedrigere Kosten.

Bei einer Betriebsprüfung ist alles sofort griffbereit, mit lückenlosem Audit-Trail.

Volle Kontrolle über jeden Beleg

Das 8-stufige GoBD-konforme Statusmodell sorgt dafür, dass kein Beleg verloren geht und jede Änderung nachvollziehbar bleibt.

Hochgeladen
Eingereicht
In Prüfung
Genehmigt
Abgerechnet

Löschschutz

Eingereichte Belege können nicht mehr gelöscht werden, nur storniert oder zurückgezogen.

Audit-Trail

Jede Statusänderung wird mit Benutzer, Zeitstempel und Begründung protokolliert.

Datei-Integrität

SHA-256-Hashing und Versionierung stellen sicher, dass kein Dokument unbemerkt verändert wird.

Kommt dir das bekannt vor?

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen kämpfen mit denselben Problemen bei der Belegverwaltung.

Belege im Schuhkarton

Papierbelege stapeln sich auf dem Schreibtisch. Der Steuerberater wartet, die Betriebsprüfung droht. Und niemand findet den Tankbeleg von letzter Woche.

Excel-Tabellen für Spesen

Mitarbeiter reichen Auslagen per E-Mail und Excel ein. Keiner weiß, was genehmigt wurde, was offen ist und wem noch Geld zusteht.

Drei Orte, kein System

Fotos auf dem Handy, PDFs im Postfach, Papier in der Ablage. Wenn der Steuerberater einen Beleg braucht, beginnt die große Suche.

Dezember-Panik

Am Jahresende müssen hunderte Belege sortiert, zugeordnet und exportiert werden. Jedes Jahr dasselbe Chaos. Und jedes Jahr der Vorsatz, es besser zu machen.

Häufige Fragen zur Belegverwaltung

Was bedeutet GoBD-konform bei spiritflow?
spiritflow erfüllt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD): Unveränderbarkeit buchungsrelevanter Daten nach Einreichung, vollständiger Audit-Trail mit Zeitstempel und Akteur, Löschschutz für eingereichte Belege, SHA-256-Integritätsprüfung und automatische 10-Jahres-Archivierung gemäß §147 AO.
Wie funktioniert die KI-Erkennung?
Beim Hochladen analysiert Mistral AI, ein europäisches KI-Modell, das Dokument und erkennt automatisch Rechnungsersteller, Rechnungsnummer, Beträge, Datum, Fälligkeitsdatum und Kategorie. Die Erkennung funktioniert mit Fotos, Scans und PDFs. Alle Daten bleiben in der EU und werden DSGVO-konform verarbeitet.
Kann spiritflow E-Rechnungen einlesen?
Ja. spiritflow erkennt beim Hochladen selbst, ob eine Datei eine E-Rechnung ist, und liest ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung strukturiert aus. Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Netto, Steuer und Brutto je Steuersatz sowie IBAN und BIC stammen dann direkt aus dem Datensatz des Ausstellers. Texterkennung und KI-Auswertung entfallen, weil die Angaben schon in der Datei stehen. Den Lieferanten ordnet spiritflow über die USt-IdNr. zu. Alles Weitere steht im Abschnitt E-Rechnung empfangen.
Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können. Der Versand wird ab 2027 und 2028 stufenweise verpflichtend. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. spiritflow deckt beide Richtungen ab: Empfang und Auswertung im Belegmodul, Versand als XRechnung oder ZUGFeRD im Rechnungsmodul.
Kann ich Belege an meinen Steuerberater exportieren?
Ja. spiritflow bietet DATEV-konformen Export und ein ZIP-Archiv mit allen Originalbelegen für deinen Steuerberater. Zusätzlich sind CSV- und JSON-Exporte verfügbar. Die Kontierung der Eingangsbelege übernimmt dein Steuerberater wie gewohnt.
Ersetzt spiritflow separate Spesenmanagement-Software?
Ja. Belegerfassung, Auslagenabrechnungen mit Genehmigungsworkflow, GoBD-konforme Archivierung und DATEV-Export sind in spiritflow integriert, zusammen mit Aufgaben, Projekten, Zeiterfassung und Rechnungen. Separate Tools sind nicht mehr nötig.
Welche Belegtypen werden unterstützt?
Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Gutschriften, Reisekostenabrechnungen und sonstige Belege. Typische Anwendungsfälle: Tankbelege, Materialrechnungen, Bewirtungsbelege, Parkquittungen, Software-Abos und Bürobedarf.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Alle Belege sind GoBD-konform archiviert mit lückenlosem Audit-Trail. Jede Statusänderung ist mit Benutzer, Zeitstempel und Begründung dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation wird automatisch generiert. Originalbelege bleiben 10 Jahre unveränderbar gespeichert, technisch erzwungen, nicht nur organisatorisch.

Schluss mit Zettelwirtschaft.

Starte jetzt mit spiritflow und digitalisiere deine Belege, GoBD-konform, KI-gestützt und mit DATEV-Export per Klick.

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