Was gibt es Neues?

Neue Funktionen

CRM – Kunden & Kontakte

spiritflow bekommt ein vollständiges CRM-Modul für die Verwaltung von Kunden, Interessenten und Kontaktpersonen.

Kunden & Unternehmen:

• Vollständige Firmenstammdaten mit Logo, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung
• Direkte Verknüpfung mit Projekten, Aufgaben, Rechnungen und Belegen
• Individuelle Kundenfarbe für visuelle Unterscheidung in Listen

Kontaktpersonen:

• Beliebig viele Ansprechpartner pro Kunde
• Direktwahl und E-Mail-Verlinkung
• Zuordnung zu Projekten und Aufgaben

Interaktions-Protokoll:

• Gesprächsnotizen, Meetings und E-Mails manuell dokumentieren
• Vollständige Historie aller Kundenkontakte
• Suchbar und filterbar nach Datum, Typ und Mitarbeiter

CTI-Integration: Eingehende Anrufe werden automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet – spiritflow zeigt Name und offene Aufgaben direkt beim Klingelton.

Projekt-Cockpit

Das neue Projekt-Cockpit bündelt alle relevanten Kennzahlen eines Projekts auf einer Seite – für Projektleiter und Auftraggeber gleichermaßen.

Übersicht auf einen Blick:

• Fortschrittsbalken nach Aufgaben-Status und Zeitbudget
• Tatsächlich gebuchte Stunden vs. geplantes Budget
• Offene, in Bearbeitung und erledigte Aufgaben
• Laufende Kosten und bereits gestellte Rechnungen

Rentabilitätsanalyse:

• Stundensatz × erfasste Zeit = kalkulierter Erlös
• Gegenüberstellung mit tatsächlich fakturierten Beträgen
• Warnung bei Budgetüberschreitung (konfigurierbar: 80 % / 100 %)

Teamauslastung im Projekt:

• Welche Teammitglieder haben wie viel Zeit auf das Projekt gebucht?
• Vergleich Soll- vs. Ist-Stunden pro Person

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Verbesserungen

CRM in allen Modulen

• Aufgaben, Rechnungen und Belege können direkt aus dem Kunden-Profil erstellt werden
• Kundenlogos erscheinen in Projektübersichten und Kanban-Karten
• Suche findet jetzt auch Kunden- und Kontaktperson-Namen

Berichte

• Neuer CRM-Bericht: Umsatz pro Kunde im Zeitraum
• Projekt-Cockpit-Daten als PDF exportierbar

Mobile App

• CRM-Kontakte im Adressbuch der App
• Projekt-Cockpit als Kachel auf dem mobilen Dashboard

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Fehlerbehebungen

• Video-Meeting-Links blieben nach Beenden des Meetings weiterhin aktiv – jetzt korrekt deaktiviert
• Chat-Benachrichtigungen in ruhigen Kanälen wurden doppelt zugestellt
• Belegerfassung: OCR erkannte gelegentlich Datumsformat DD/MM als MM/DD – korrigiert

Neue Funktionen

Chat & Team-Kommunikation

Integrierte Kommunikation direkt in spiritflow – kein Wechsel mehr zu Slack, Teams oder WhatsApp.

Kanäle & Direktnachrichten:

• Öffentliche Kanäle für Teams und Projekte
• Private Kanäle auf Einladung
• Direktnachrichten zwischen einzelnen Personen
• Gruppen-Chats mit bis zu 50 Teilnehmern

Nachrichten-Funktionen:

• Dateianhänge, Bilder und Dokumente direkt im Chat
• Reaktionen mit Emojis
• Antworten als Thread
• Nachrichten an Aufgaben verknüpfen

Video-Meetings mit KI-Protokoll

Starte Meetings direkt aus spiritflow – und erhalte danach automatisch ein KI-generiertes Protokoll.

So funktioniert es:

1. Meeting aus einer Aufgabe oder einem Projekt starten
2. Teilnehmer per Link einladen (kein Account nötig)
3. Nach dem Meeting: KI analysiert die Aufzeichnung und erstellt ein strukturiertes Protokoll
4. Protokoll wird automatisch als Kommentar an die Aufgabe angehängt

KI-Protokoll enthält:

• Zusammenfassung des Gesprächs
• Erkannte Aufgaben und Maßnahmen (mit optionaler direkter Erstellung in spiritflow)
• Entscheidungen und offene Punkte
• Zeitstempel für wichtige Gesprächsabschnitte

Aufgaben aus Meetings erstellen

Während oder nach einem Meeting erkannte Aufgaben können mit einem Klick direkt als spiritflow-Aufgaben angelegt werden – mit vorausgefülltem Titel, Beschreibung und Fälligkeitsdatum aus dem KI-Protokoll.

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Verbesserungen

Mobile App (1.0.390)

• Chat-Funktion vollständig in der mobilen App verfügbar
• Video-Meeting-Teilnahme vom Smartphone
• Verbesserte Performance beim Laden von Aufgaben-Listen
• Swipe-Geste zum Archivieren von Aufgaben

Benachrichtigungen

• Chat-Nachrichten lösen Push-Benachrichtigungen aus
• Erwähnungen (@name) werden separat hervorgehoben
• „Nicht stören”-Zeitraum in den Profil-Einstellungen konfigurierbar

Rechnungen

• Vorschau des PDF-Layouts direkt im Rechnungs-Editor
• Positionszeilen per Drag & Drop neu sortieren

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Fehlerbehebungen

• Darstellungsfehler im Kanban-Board bei mehr als 8 Spalten behoben
• Belegerfassung: Kamera-Scan auf Android 14 Geräten wieder funktionsfähig
• Zeiterfassung: Timer-Anzeige sprang bei laufendem Timer gelegentlich auf 0 zurück
• Projektberichte: Export-Button war bei bestimmten Filtereinstellungen ausgegraut

Neue Funktionen

Mobile App für iOS und Android

spiritflow ist ab sofort als native App für iOS (ab iOS 16) und Android (ab Android 10) verfügbar – kostenlos im App Store und Google Play.

Was du unterwegs erledigen kannst:

• Aufgaben erstellen, bearbeiten und Status ändern
• Zeiten direkt per Timer erfassen und stoppen
• Push-Benachrichtigungen für Aufgaben und Kommentare
• Projektübersicht und Kanban-Board
• Dokumente und Anhänge aufrufen

Die App synchronisiert sich in Echtzeit mit der Web-Anwendung. Änderungen aus dem Browser sind sofort auf dem Smartphone sichtbar – und umgekehrt.

Download:

• App Store (iOS)
• Google Play (Android)

Offline-Modus (Mobile)

Zeiteinträge und Aufgaben-Kommentare können auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Beim nächsten Verbindungsaufbau synchronisiert die App automatisch alle zwischengespeicherten Daten.

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Verbesserungen

Zeiterfassung

• Schnellstart-Button in der mobilen Navigation für sofortigen Timer-Start
• Timer läuft im Hintergrund weiter – auch wenn die App geschlossen wird
• Bessere Übersicht der Tageseinträge in der mobilen Zeiterfassungs-Ansicht

Benachrichtigungen

• Push-Benachrichtigungen für Aufgaben-Zuweisung, Fälligkeitsdatum und Kommentare
• Benachrichtigungs-Einstellungen individuell pro Kanal konfigurierbar (Web, E-Mail, Push)

Benutzeroberfläche

• Verbesserte Ladezeiten auf allen Listenseiten (Aufgaben, Projekte, Rechnungen)
• Optimierter Dark-Mode-Kontrast für bessere Lesbarkeit

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Fehlerbehebungen

• Zeitzonenproblem bei Aufgaben-Fälligkeitsdaten in der Tagesansicht behoben
• Leeren Zustand der Projektliste bei erstem Login korrekt dargestellt
• Seltener Absturz beim Wechsel zwischen Projekten auf iOS behoben

Neue Funktionen

Belegerfassung & Ausgabenverwaltung

spiritflow kann ab sofort Belege und Ausgaben verwalten – von der Erfassung bis zum DATEV-Export.

Belege erfassen:

• Foto mit der Smartphone-Kamera direkt aus der App
• Upload von PDF, JPG oder PNG aus dem Browser
• KI-gestützte Texterkennung (OCR) extrahiert Betrag, Datum, Anbieter und Mehrwertsteuersatz automatisch

Kategorisierung & Zuordnung:

• Frei konfigurierbare Belegkategorien (z. B. Reisekosten, Bürobedarf, Software)
• Kostenstellen und Projekte zuweisbar
• Mehrwährungsfähig mit automatischer Umrechnung

Freigabe-Workflow:

Status	Bedeutung
Entwurf	Erfasst, noch nicht eingereicht
Eingereicht	Zur Prüfung freigegeben
Genehmigt	Von der Buchhaltung freigegeben
Abgelehnt	Mit Kommentar zurückgewiesen
Bezahlt	Ausgabe erstattet / verbucht

Export & Buchhaltung:

• DATEV-Export als CSV (kompatibel zu DATEV Buchungsstapel)
• Originalbelege als ZIP-Archiv exportierbar
• Audit-Trail: Jede Statusänderung mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert

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Verbesserungen

Mobile App

• Belege direkt per Kamera-Scan erfassen und einreichen
• OCR-Ergebnis vor dem Speichern korrigierbar

Benachrichtigungen

• Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn ein Beleg genehmigt oder abgelehnt wird
• Buchhaltung erhält eine Sammelbenachrichtigung bei neuen Einreichungen

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Fehlerbehebungen

• Externe Benutzer werden in der Benutzerliste korrekt von internen Mitarbeitern unterschieden
• Projekt-Beobachter erhalten keine doppelten Benachrichtigungen mehr bei gleichzeitiger Team-Mitgliedschaft

Neue Funktionen

Externe Benutzer

spiritflow unterstützt jetzt externe Mitarbeiter. Sie können Externe als Beobachter eintragen oder sie aktiv an Projekten und Aufgaben mitarbeiten lassen.

Externen Mitarbeiter anlegen: Halten Sie den + Button in der Benutzerverwaltung lange gedrückt und wählen Sie „Externen Mitarbeiter hinzufügen”. Vergeben Sie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ein Zugriffsrecht.

Zugriffsrechte:

Zugriffsrecht	Beschreibung
Nur Lesen	Kann Projekte und Aufgaben einsehen, aber nichts verändern. Kann als Beobachter eingetragen werden.
Lesen & Schreiben	Kann zugewiesene Aufgaben bearbeiten und im Kanban-Board bewegen. Kann als Projekt-Mitglied oder Beobachter zugewiesen werden.

Bearbeiten-Dialog: Der Bearbeiten-Dialog für externe Mitarbeiter bietet drei Bereiche:

• Persönliche Informationen – Profilbild, Benutzerfarbe, Name, E-Mail, Benutzername, Mobiltelefon
• Zugriff & Sicherheit – Zugriffsrecht, Konto aktivieren/deaktivieren, Passwort-Reset, MFA-Status
• Account-Informationen – Konto-Status, letzter Login, Einladung erneut senden, Notizen

Einschränkungen:

• Externe Mitarbeiter können nicht als Projektleiter eingesetzt werden
• Externe mit Nur-Lesen-Zugriff können ausschließlich als Beobachter zugewiesen werden

Automatische Kaskade bei Zugriffsrecht-Herabstufung

Wird das Zugriffsrecht eines externen Mitarbeiters von „Lesen & Schreiben” auf „Nur Lesen” geändert, führt spiritflow automatisch folgende Änderungen durch:

1. Projekt-Mitgliedschaften werden in Beobachter-Rollen umgewandelt
2. Offene Aufgaben (Zuständiger/Prüfer) werden dem jeweiligen Projektleiter zugewiesen
3. Aufgaben ohne Projekt werden dem Organisations-Administrator zugewiesen

Vor der Herabstufung zeigt ein Bestätigungs-Dialog eine Vorschau aller betroffenen Projekte und Aufgaben. Alle Neuzuweisungen werden in der Aufgaben-Historie dokumentiert.

Dynamisches Dateigrößenlimit

Das Upload-Limit für Dateianhänge wird jetzt dynamisch aus der Serverkonfiguration gelesen. Bisher war das Limit fest auf 25 MB kodiert.

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Verbesserungen

Team-Übersicht

• Aktive Aufgaben werden jetzt immer angezeigt, unabhängig vom gewählten Zeitfilter
• Neue Status-Ribbons an den Aufgabenkarten für bessere Übersichtlichkeit
• Korrekte Zählung der Aufgaben pro Mitarbeiter

Aufgaben-Historie

Beschreibungsänderungen werden in der Aufgaben-Historie jetzt eingeklappt dargestellt und können per Klick ausgeklappt werden. Dies verbessert die Übersichtlichkeit bei umfangreichen Beschreibungsänderungen.

Rechnungs-PDF

Überschriften im PDF verwenden jetzt die Primärfarbe der Organisation für ein einheitlicheres Erscheinungsbild.

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Fehlerbehebungen

Rechnungen

• Fehler bei der Rechnungsfinalisierung behoben, der in seltenen Fällen zu einem Duplicate-Key-Fehler führte
• Stornorechnungen werden nicht mehr fälschlicherweise als „überfällig” angezeigt

Benutzeroberfläche

• Flip-Card-Darstellung im Safari-Browser korrigiert
• Tag-Eingabe speicherte den Suchtext statt des tatsächlich gewählten Tags
• Nicht-funktionale Sortierungs-Schaltflächen in der E-Mail-Protokoll-Tabelle entfernt

Neue Funktionen

Projekt-Beobachter

Projekte bekommen jetzt Beobachter: Stakeholder, Vorgesetzte oder teamfremde Kollegen können ein Projekt beobachten, ohne direkt beteiligt zu sein. Sie erhalten automatisch Benachrichtigungen über alle Aktivitäten und sehen beobachtete Aufgaben in der eigenen Dashboard-Kachel.

Dashboard: „Mein Fortschritt” & „Team-Effizienz”

Zwei neue Dashboard-Karten geben einen schnellen Überblick über persönliche Erledigungsquoten und – für Teamleiter – die Auslastung des gesamten Teams.

Zeiterinnerung

Automatische Erinnerung zur Zeiterfassung mit intelligentem 4-Stunden-Cooldown. So gerät das Stempeln auch in einem vollen Arbeitstag nicht in Vergessenheit.

Halbe Feiertage (Unternehmensrichtlinie)

Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) können jetzt pro Jahr als halbe Arbeitstage konfiguriert werden. Soll-Stunden und Überstundenberechnung passen sich automatisch an. Bereits genehmigte Urlaubsbuchungen schützen die Einstellung vor nachträglicher Änderung.

„Jetzt bearbeiten” für geplante Aufgaben

Geplante Aufgaben haben jetzt einen „Jetzt bearbeiten”-Button. Per Klick wählt man, ob gleichzeitig der Zeiterfassungs-Timer starten soll – für einen nahtlosen Übergang von Planung zu Umsetzung.

E-Mail-Protokoll für Administratoren

Unter Einstellungen steht ein vollständiges E-Mail-Protokoll bereit. Administratoren sehen alle von spiritflow versendeten E-Mails, können nach Typ und Status filtern, Detailansichten öffnen und fehlgeschlagene E-Mails manuell erneut versenden.

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Verbesserungen

Zeiterfassung

• Aufgaben im Zeit-Dialog werden nach Bearbeitungszeitpunkt gruppiert (heute / gestern / weitere) – zuletzt bearbeitete Aufgaben immer oben
• Aufgaben erscheinen mit Ticketnummer, z. B. PROJ-0001

Aufgaben-Dialog

Der Aufgaben-Dialog wurde auf 5 Tabs reduziert: Alle wesentlichen Felder (Titel, Bearbeiter, Fälligkeit, Status, Priorität) landen im ersten Tab – erweiterte Optionen in einem separaten Tab. „Ganztägig” ist für neue Aufgaben standardmäßig aktiv.

Aufgaben wechseln automatisch von Entwurf auf Geplant, sobald Titel und Bearbeiter gesetzt sind – eine Beschreibung ist dafür nicht mehr nötig.

Arbeitszeitmodelle

4-Tage-Woche, 6-Tage-Woche und flexible Arbeitstage werden nun durchgängig korrekt berücksichtigt – in Urlaubsanträgen, Tagessollstunden, Überstundenberechnung und Reports.

Teams-Ansicht

Neue Slider-Navigation bei vielen Teams; Team-Avatare werden prominenter dargestellt.

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Fehlerbehebungen

• Benutzerbilder in der Änderungshistorie korrekt angezeigt
• Drag & Drop von Bildern zuverlässiger
• Volltextsuche: Ergebnisse öffnen sich beim ersten Klick
• Urlaubstage nach persönlichen Arbeitstagen korrekt berechnet
• Rundungs- und Gleitkomma-Fehler in Überstunden-Reports behoben
• Budget-Benachrichtigungen nur noch für aktive Projekte
• Doppeltes Scrollen in der Team-Ansicht behoben
• Deaktivierte Benutzer werden automatisch ausgeloggt (JWT-Validierung)

Neue Funktionen

SAAS-Modus: Automatische Kundenintegration

Neue Tenant-Registrierungen werden im SAAS-Betrieb automatisch als Kunden im Operator-CRM erfasst:

• Neue Tenants werden als Interessenten (PROSPECT) angelegt
• Bei Abo-Abschluss erfolgt automatisches Upgrade auf Aktiver Kunde
• Bei Abo-Kündigung wird der Status auf Inaktiv gesetzt
• Alle Statusänderungen werden in der Kundenhistorie dokumentiert
• Echtzeit-Updates per WebSocket an alle Operator-Frontends

”Was ist neu?” - Release Notes

• Neue Release-Notes-Ansicht informiert über Neuerungen nach Updates
• Automatische Anzeige beim ersten Login nach einem Update
• Alle Release Notes sind jederzeit in der Dokumentation abrufbar

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Verbesserungen

• Performance-Optimierungen bei der Zeiterfassung
• Verbesserte Fehlerbehandlung im Onboarding-Prozess

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Fehlerbehebungen

• Problem mit Benutzerprofilfotos bei bestimmten Bildformaten behoben
• Korrektur der Zeitzonenbehandlung bei wiederkehrenden Aufgaben