Datenschutzrichtlinien

Version 2.7 | Stand: Mai 2026

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von spiritflow.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

spiritdev Softwareentwicklung GmbH

Carl-Zeiss-Straße 8

21465 Reinbek

Deutschland

E-Mail:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach derzeitiger Rechtslage nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sollte sich dies ändern, werden wir einen Datenschutzbeauftragten benennen und diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren. Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Überblick der Datenverarbeitung

2.1 Arten der verarbeiteten Daten

  • Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
  • Inhaltsdaten (Aufgaben, Projekte, Kommentare, Dateien)
  • Kommunikationsdaten (Chat-Nachrichten, Reactions, Anhänge in Channels)
  • Meeting- und Konferenzdaten (Meeting-Stammdaten, Teilnahmen, optional Sprachaufnahme als ephemeres Verarbeitungsmaterial, KI-generierte Zusammenfassungen und erkannte Aufgaben)
  • Mobile-Geräte- und Push-Daten (Push-Token für Apple- und Google-Push-Dienste, Geräte-Identifikator, Betriebssystem- und App-Version, minimale Notification-Payloads)
  • Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, besuchte Seiten)
  • Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen)
  • Vertragsdaten (Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
  • Zahlungsdaten (Bankverbindung bei SEPA-Lastschrift, Rechnungsanschrift)

2.2 Kategorien betroffener Personen

  • Nutzer der Plattform
  • Mitarbeiter der Organisationen
  • In der Plattform erfasste Kunden und Kontakte
  • Externe Meeting-Gäste, die ohne eigenen spiritflow-Account auf Einladung einer Organisation an einem Meeting teilnehmen

2.3 Empfänger der Daten

Empfänger der Daten können sein:

  • Interne Stellen (Support, Abrechnung, Technik)
  • Auftragsverarbeiter (Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister)
  • Vom Kunden über die API oder Webhooks angebundene Drittsysteme (verantwortet durch den Kunden)

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist.

2.4 Zwecke der Verarbeitung

  • Bereitstellung der spiritflow-Plattform
  • Vertragsdurchführung und Kundenbetreuung
  • Sicherheit und Betrugsprävention
  • Verbesserung des Dienstes
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

2.5 Mandantentrennung

spiritflow ist eine mandantenfähige Plattform. Jede Organisation (Mandant) verfügt über einen vollständig isolierten Datenbereich. Daten einer Organisation sind für andere Organisationen technisch nicht zugänglich. Details hierzu finden Sie in Abschnitt 6.4.

2.6 Rollen nach DSGVO

spiritflow wird als B2B-SaaS-Lösung von Organisationen genutzt. Dabei gelten folgende Rollen:

spiritdev als Verantwortlicher:

  • Verarbeitung von Account- und Vertragsdaten
  • Abrechnung und Zahlungsabwicklung
  • Bereitstellung der Plattform und technischer Support

Organisation als Verantwortlicher:

  • Verarbeitung von Inhaltsdaten (Aufgaben, Projekte, Zeiteinträge)
  • Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden

spiritdev verarbeitet die Inhaltsdaten der Organisation ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO im Auftrag der jeweiligen Organisation.

Betroffenenrechte im B2B-Kontext: Sofern eine Organisation Verantwortlicher ist, richten betroffene Personen ihre Anfragen zu Inhaltsdaten grundsätzlich an die Organisation. spiritdev unterstützt die Organisation als Auftragsverarbeiter bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Verarbeitungszweck Rechtsgrundlage
Vertragserfüllung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Rechtliche Verpflichtung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Berechtigte Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Bei der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen berücksichtigen wir die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen. Es erfolgt keine Verarbeitung zu Werbezwecken oder Profiling.

4. Datenverarbeitung bei Registrierung und Nutzung

4.1 Registrierung

Bei der Registrierung erheben wir:

  • E-Mail-Adresse (erforderlich)
  • Name/Benutzername (erforderlich)
  • Passwort (sicher gehasht gespeichert, nicht umkehrbar)
  • Organisation (bei Einzelregistrierung optional; bei Einladung durch Organisation automatisch zugeordnet)

Pflicht- und freiwillige Angaben: Die mit „erforderlich" gekennzeichneten Angaben sind für die Nutzung von spiritflow notwendig. Ohne diese Angaben ist eine Registrierung und Nutzung nicht möglich. Weitere Angaben (z. B. Profilinformationen) sind freiwillig.

Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos und Authentifizierung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.2 Profilinformationen

Sie können freiwillig weitere Daten angeben:

  • Profilbild
  • Telefonnummer
  • Abteilung/Position
  • Arbeitszeitmodell

Zweck: Personalisierung und Teamfunktionen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung optionaler Kontofunktionen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist. Im Beschäftigungskontext kann die Rechtsgrundlage durch den Arbeitgeber als Verantwortlichen auf Basis nationaler Vorschriften (z. B. § 26 BDSG) bestimmt werden.

4.3 Nutzungsdaten und Protokollierung

Bei der Nutzung werden automatisch erfasst:

  • IP-Adresse
  • Browser-Typ und -Version
  • Betriebssystem
  • Zugriffszeit
  • Aufgerufene Seiten

Kategorien von Logdaten:

Log-Kategorie Inhalt Speicherdauer
Access-Logs Zugriffe auf die Plattform 90 Tage
Error-Logs Technische Fehlermeldungen 90 Tage
Security-/Audit-Logs Sicherheitsrelevante Ereignisse (Login, Berechtigungsänderungen) 1 Jahr

Hinweis: Die Security-/Audit-Logs werden unabhängig von den Inhaltsdaten gespeichert. Auch bei Löschung von Inhaltsdaten bleiben sicherheitsrelevante Protokolle für den angegebenen Zeitraum erhalten, um die Nachweisbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge zu gewährleisten.

Zweck: Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse und Optimierung des Dienstes

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Bereitstellung der Plattform sowie an der Nachweisbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge)

4.4 Einladung und Anlage durch Organisation

Nutzer können von einem Administrator ihrer Organisation eingeladen oder direkt angelegt werden. In diesem Fall:

Datenherkunft: Die personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse) werden vom Verantwortlichen (Organisation/Arbeitgeber) bereitgestellt.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt durch die Organisation als Verantwortlicher auf Basis des Arbeits-/Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ggf. i. V. m. § 26 BDSG). spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter.

Information: Der eingeladene Nutzer wird bei der Einladung über die Datenverarbeitung informiert.

4.5 Echtzeitfunktionen

Zur Aktualisierung von Daten in Echtzeit (z. B. sofortige Anzeige von Änderungen an Aufgaben) werden WebSocket-Verbindungen genutzt. Dabei werden technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Session-Informationen) verarbeitet.

Zweck: Bereitstellung von Echtzeit-Updates

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.6 API-Zugang

spiritflow bietet eine REST-API, über die Inhaltsdaten programmatisch abgerufen und verwaltet werden können. Der API-Zugang wird vom Tenant-Administrator der jeweiligen Organisation konfiguriert und verantwortet.

Authentifizierung: Der Zugriff erfolgt über API-Keys, die vom Tenant-Administrator erstellt und verwaltet werden. Jeder API-Key ist an einen Mandanten gebunden und kann mit individuellen Berechtigungen (Scopes) versehen werden, die den Zugriff auf bestimmte Datenkategorien beschränken.

Verantwortlichkeit: Der Tenant-Administrator entscheidet eigenverantwortlich, welche Scopes er einem API-Key zuweist und welche Daten damit zugänglich sind. Die Organisation ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO dafür verantwortlich, dass die API-Nutzung den geltenden Datenschutzvorschriften entspricht.

Protokollierung: Bei API-Zugriffen werden folgende Daten protokolliert:

  • API-Key-Kennung (anonymisiert)
  • Zeitstempel des Zugriffs
  • IP-Adresse des anfragenden Systems
  • Aufgerufener Endpunkt und Request-ID

Diese Protokolldaten unterliegen den in Abschnitt 4.3 genannten Speicherfristen.

Zweck: Bereitstellung eines programmatischen Zugangs zur Plattform

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

4.7 Webhooks

Tenant-Administratoren können Webhooks konfigurieren, über die spiritflow bei bestimmten Ereignissen (z. B. Aufgabenänderungen, Projektaktualisierungen) automatisch Daten an vom Kunden definierte externe URLs sendet.

Verantwortlichkeit: Die Organisation ist als Verantwortlicher dafür verantwortlich, dass die Webhook-Empfänger die übermittelten personenbezogenen Daten datenschutzkonform verarbeiten. spiritdev hat keinen Einfluss auf die Verarbeitung der Daten durch den Empfänger.

Sicherheit: Webhook-Nachrichten werden mit einer HMAC-SHA256-Signatur versehen, die der Empfänger zur Verifizierung der Authentizität nutzen kann.

Zweck: Bereitstellung von Echtzeit-Benachrichtigungen an vom Kunden konfigurierte Systeme

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5. Inhaltsdaten

5.1 Von Ihnen eingegebene Daten

In spiritflow können Sie verschiedene Inhalte erstellen:

  • Aufgaben und Projekte
  • Zeiteinträge
  • Kommentare und Notizen
  • Dateien und Anhänge
  • Kundendaten

Zweck: Bereitstellung der Kernfunktionalität

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Bis zur Löschung durch Sie oder Vertragsende

Verantwortlicher: Für Inhaltsdaten ist die jeweilige Organisation Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese als Auftragsverarbeiter.

5.2 Aktivitätsprotokoll

Änderungen an Aufgaben und Projekten werden protokolliert:

  • Art der Änderung
  • Zeitpunkt
  • Durchführender Nutzer

Zweck: Nachvollziehbarkeit und Teamkollaboration

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit von Änderungen für die Zusammenarbeit im Team)

Speicherdauer: Das Aktivitätsprotokoll ist Teil der Inhaltsdaten und wird entsprechend bis zur Löschung durch Nutzer/Organisation gespeichert. Es ist zu unterscheiden von den Security-/Audit-Logs (siehe 4.3), die unabhängig davon für 1 Jahr aufbewahrt werden.

5.3 Chat-Kommunikation

spiritflow stellt ein integriertes Chat-Modul mit Direktnachrichten, Gruppen- und projektgebundenen Kanälen bereit. Verarbeitet werden:

  • Nachrichteninhalte
  • Sender-, Empfänger- und Kanalbezüge
  • Reactions (Emoji-Reaktionen mit Nutzerbezug)
  • Anhänge und durch das System generierte Link-Vorschauen
  • Lese-Status pro Nutzer und Kanal

Zweck: Bereitstellung der internen Team- und Projektkommunikation

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Kollaborationswerkzeug)

Speicherdauer: Bis zur Löschung der Nachricht, des Kanals oder bis zur Beendigung des Mandantenverhältnisses

Verantwortlicher: Für die Inhalte der Chat-Kommunikation ist die jeweilige Organisation Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese als Auftragsverarbeiter.

Hinweis zur Verschlüsselung: Chat-Inhalte werden in transit über TLS verschlüsselt übertragen und at rest auf dem Datenträger des Hosting-Anbieters mittels Volume-Verschlüsselung gespeichert. Eine zusätzliche Verschlüsselung auf Anwendungs- oder Ende-zu-Ende-Ebene (E2E) findet im Standardumfang nicht statt. spiritdev hält die getroffenen Maßnahmen für angemessen im Sinne von Art. 32 DSGVO; Organisationen mit erhöhten Vertraulichkeitsanforderungen (z. B. Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB) sollten dies bei der Auswahl prüfen.

5.4 Videokonferenz mit optionaler Sprachaufnahme und KI-gestützter Nachbearbeitung

spiritflow ermöglicht das Durchführen von Videokonferenzen („Meetings") über einen selbst betriebenen Audio-/Video-Server (LiveKit). Optional kann der Host eines Meetings eine Sprachaufnahme starten. Aus der Aufnahme erstellt spiritflow KI-gestützt eine Zusammenfassung sowie eine Liste erkannter Aufgaben.

Verarbeitete Daten:

Datenkategorie Beispiele Persistenz
Meeting-Stammdaten Titel, geplanter Zeitraum, Host, Teilnehmerliste, tatsächliche Start- und Endzeiten Persistent bis zur Löschung des Meetings
Audio-/Video-Streams (live) Echtzeitübertragung während des Meetings Wird nicht persistent gespeichert; verbleibt während der Übertragung im Arbeitsspeicher der Server
Sprachaufnahme (Audio-Datei) Aufgenommenes Meeting-Audio Ephemer: wird unmittelbar nach erfolgreicher Transkription gelöscht; bei Pipeline-Fehler maximal 7 Tage
Roh-Transkript (mit Sprecher-Zuordnung) Strukturierte Spracherkennungs-Ergebnisse Ephemer: wird nach Generierung der KI-Zusammenfassung und Aufgaben gelöscht; bei Restdaten maximal 7 Tage
KI-Zusammenfassung Markdown-Text der Meeting-Zusammenfassung Persistent bis zur Löschung des Meetings
Erkannte Aufgaben Aufgaben-Titel, Beschreibung, Fälligkeit, zugewiesener Person, anonymisiertes Quell-Zitat (max. 1.000 Zeichen, ohne Sprechernamen, ohne Ich-Form) Persistent bis zur Löschung der Aufgabe oder des Meetings
Meeting-Chat-Verlauf Begleitender Chatverlauf während des Meetings Persistent (siehe Abschnitt 5.3)

Datenminimierung durch Pipeline-Architektur: Sprachaufnahme und Roh-Transkript werden ausschließlich als ephemere Verarbeitungsbasis genutzt. Nach Abschluss der KI-Verarbeitung werden sie automatisch gelöscht. Persistiert werden nur die KI-Outputs (Zusammenfassung und erkannte Aufgaben). Die Quell-Zitate erkannter Aufgaben enthalten weder Sprechernamen noch wörtliche Ich-Form; sie sind anonymisiert und dienen ausschließlich der Vertrauensbildung in das KI-Ergebnis.

Zwecke:

  • Bereitstellung der Videokonferenz-Funktion
  • Optionale automatisierte Erstellung von Meeting-Zusammenfassungen
  • Optionale automatisierte Erkennung und Übernahme von Aufgaben aus dem Meeting

Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Meeting-Stammdaten und Teilnahme Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); im Beschäftigungskontext ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG
Sprachaufnahme Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — vor jedem Aufnahme-Start aktiv durch alle Teilnehmer zu erteilen
KI-gestützte Nachbearbeitung (Zusammenfassung, Aufgaben­erkennung) Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung; die Einwilligung zur Aufnahme erfasst die unmittelbar darauf aufbauende KI-Verarbeitung); ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Persistenz der erkannten Aufgaben als Teil der Geschäfts­ablauf-Daten
Meeting-Chat-Verlauf Siehe Abschnitt 5.3

Hinweis zum berechtigten Interesse: Eine Stützung der Sprachaufnahme oder Transkription auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) wird nicht angenommen. Die Aufsichtsbehörden gehen in ständiger Praxis (zuletzt bestätigt in den Tätigkeitsberichten 2025) davon aus, dass die Persönlichkeitsrechte der Sprechenden — insbesondere im Beschäftigungskontext — bei akustischen Aufzeichnungen regelmäßig überwiegen. Eine vorherige aktive Einwilligung jedes Teilnehmers ist daher erforderlich.

Hinweis zur Strafbarkeit von Aufnahmen ohne Einwilligung (§ 201 StGB): Das Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung der Sprechenden kann strafbar sein. Tenant-Kunden, die das Meeting-Modul nutzen, sind dafür verantwortlich, vor dem Start einer Aufnahme die Einwilligung aller Teilnehmer einzuholen.

Hinweis an Tenant-Kunden — Mitbestimmung Betriebsrat: Die Einführung und Nutzung der Aufnahme- und Transkriptionsfunktion ist ein zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten geeignetes technisches System im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. In Unternehmen mit Betriebsrat ist die Funktion vor Inbetriebnahme mitbestimmungspflichtig. Empfohlen wird der Abschluss einer Betriebs- oder Konzernvereinbarung zur Nutzung.

Speicherdauer:

Datenkategorie Speicherdauer
Sprachaufnahme (Audio) Sekundenbereich nach Transkription; max. 7 Tage bei Pipeline-Fehler
Roh-Transkript Sekundenbereich nach KI-Verarbeitung; max. 7 Tage bei Pipeline-Fehler
KI-Zusammenfassung Bis zur Löschung des Meetings
Erkannte Aufgaben (inkl. Quell-Zitat) Bis zur Löschung der Aufgabe oder des Meetings
Meeting-Stammdaten Bis zur Löschung des Meetings

Verantwortlicher: Für Inhalte der Meeting-Verarbeitung (Aufnahmen, Transkripte, KI-Outputs) ist die jeweilige Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Organisation.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter und Drittanbieter: Siehe Abschnitt 7.1.

5.4.1 Externe Meeting-Gäste (Teilnahme ohne spiritflow-Account)

Organisationen können externe Personen — etwa Kunden, Lieferanten, Bewerber oder freie Mitarbeiter — zu einem Meeting einladen, ohne dass diese einen eigenen spiritflow-Account anlegen müssen. Externe Gäste werden in spiritflow nicht als regulärer Benutzer geführt, sondern ausschließlich als Teilnahme-Eintrag des betreffenden Meetings (participant_type = GUEST). Dies dient der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Verarbeitete Daten externer Gäste:

Datenkategorie Beispiele Persistenz
Einladungsdaten E-Mail-Adresse des Gastes, optional anzeigbarer Name, einladende Person, einladende Organisation, Meeting-Bezug Persistent bis zur Löschung des Meetings bzw. bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen für die zugrundeliegende Geschäfts­korrespondenz
Einladungs-Token Kryptografisch sicher erzeugter Token (32 Byte, Base64URL-kodiert), Ablaufzeitpunkt, optionaler Passwortschutz, Nutzungs­zähler, Status (gültig / widerrufen / verbraucht) Bis zum Token-Ablauf, Verbrauch oder ausdrücklichen Widerruf
Teilnahmedaten Beitrittszeitpunkt, Verlassen des Meetings, technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser/Client) für die Dauer der Teilnahme Persistent als Teil des Meeting-Teilnahme-Protokolls bis zur Löschung des Meetings
Gast-Identität in Live-Übertragung und Transkription Technischer Bezeichner guest_{participantId} zur korrekten Sprecher-Zuordnung; angezeigter Name, soweit vom Gast vor Beitritt selbst angegeben Live-Übertragung nicht persistent; Speicherung in einer eventuellen KI-Zusammenfassung nur in anonymisierter Form (siehe Abschnitt 5.4)
Audio-/Video-Beiträge des Gastes (live) Echtzeitübertragung während der Meeting-Teilnahme Nicht persistent gespeichert
Sprachaufnahme und Transkript des Gastes Soweit der Host eine Aufnahme aktiviert und der Gast vor Beitritt eingewilligt hat Ephemer wie in Abschnitt 5.4 beschrieben

Einladungs-Token-Typen:

  • PERSONAL — einmalig, einer namentlich bekannten externen Person zugeordnet; Standard für Einladungen externer Gäste. Ermöglicht den gezielten Einzelwiderruf einer einzelnen Einladung.
  • GENERIC — mehrfach verwendbar, mit konfigurierbarem Nutzungs­limit; nur für interne Nutzungs­szenarien empfohlen, in denen der Kreis möglicher Teilnehmer ohnehin organisations­seitig kontrolliert ist.

Aus Gründen der DSGVO-Nachvollziehbarkeit und der Möglichkeit zum Einzelwiderruf wird für jeden externen Gast standardmäßig ein eigener PERSONAL-Link erzeugt; ein gemeinsamer GENERIC-Link für mehrere externe Gäste wird nicht eingesetzt.

Einwilligung und Information vor dem Beitritt: Bevor ein externer Gast einem Meeting beitritt, wird ihm auf der Beitritts­seite die Datenschutz­erklärung sowie ein Hinweis auf die geplante Verarbeitung (insbesondere Audio-/Video-Übertragung und gegebenenfalls die durch den Host aktivierbare Sprachaufnahme samt KI-gestützter Nachbearbeitung) angezeigt. Die Einwilligung in eine Aufnahme ist gesondert und vor Aufnahme­beginn aktiv durch den Gast zu erteilen; ohne Einwilligung des Gastes darf keine Aufnahme erfolgen, an der dieser teilnimmt.

Zwecke:

  • Ermöglichung der Teilnahme externer, nicht-registrierter Personen an Meetings einer Organisation
  • Authentifizierung des Gastes über einen kryptografisch gesicherten Einladungs-Token
  • Nachvollziehbarkeit der Teilnahme zu Dokumentations- und Compliance-Zwecken der einladenden Organisation

Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Versand der Einladung an die externe E-Mail-Adresse Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis Gast ↔ einladende Organisation, soweit die Einladung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Organisation an einer geordneten externen Zusammen­arbeit). Verantwortlich ist die einladende Organisation.
Erzeugung und Verwaltung der Einladungs-Token Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, autorisierten Zugang zum Meeting; Schutz vor unbefugtem Zugriff)
Live-Audio-/Video-Übertragung des Gastes Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Teilnahme-Vorgangs zwischen Gast und einladender Organisation)
Sprachaufnahme und KI-Nachbearbeitung mit Beteiligung des Gastes Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gesonderte Einwilligung des Gastes vor Aufnahme­beginn)
Teilnahme-Protokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der einladenden Organisation an Nachvollziehbarkeit; im Beschäftigten- bzw. Vertrags­kontext ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Rechte des externen Gastes: Externen Gästen stehen sämtliche Betroffenenrechte aus Kapitel III DSGVO (Art. 15–22 DSGVO) zu. Da die Daten externer Gäste im Auftrag der einladenden Organisation verarbeitet werden, ist diese der primäre Ansprechpartner; spiritdev unterstützt als Auftragsverarbeiter bei der Bearbeitung. Eine Kontakt­möglichkeit ist in der Einladung sowie auf der Gast-Beitritts­seite hinterlegt.

Widerruf der Einladung: Die einladende Organisation kann eine Einladung jederzeit widerrufen; der zugehörige Einladungs-Token wird daraufhin invalidiert. Ein bereits beigetretener Gast kann das Meeting jederzeit selbst verlassen.

Verantwortlicher: Für die Einladung und Teilnahme externer Gäste ist die jeweilige einladende Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

5.4.2 Aufnahme-Einwilligungs-Nachweise (Audit-Trail)

Sobald in einem Meeting eine Sprachaufnahme gestartet wird, präsentiert spiritflow allen Teilnehmern ein Einwilligungs-Modal. Jede Antwort auf dieses Modal — Zustimmung, Ablehnung, späterer Widerruf oder ein Timeout ohne Reaktion — wird in einem gesonderten, unveränderbaren Einwilligungs-Audit-Trail erfasst. Dieser Audit-Trail ist eine eigenständige Datenkategorie, die unabhängig von der Sprachaufnahme selbst geführt wird und ausschließlich der Erfüllung der Nachweispflicht aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO sowie der Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO dient.

Erfasste Felder pro Audit-Eintrag:

Feld Inhalt
Zeitstempel Genauer Zeitpunkt der Entscheidung (UTC)
Identifier der Teilnahme User-ID bei eingeloggten Teilnehmern, Invitation-ID bei externen Gästen
Mandanten- und Meeting-Bezug Tenant-ID, Meeting-ID, Aufnahme-Session-ID
Choice CONSENTED / DECLINED / REVOKED / TIMEOUT
DisplayName Im Meeting verwendeter Anzeigename des Teilnehmers
Channel WEB für eingeloggte Nutzer, WEB_GUEST für externe Gäste
Konsens-Text-Version Sprach- und Versions­bezeichner der angezeigten Einwilligungs-Erklärung (z. B. de-DE-1.0); damit ist nachweisbar, welcher konkrete Erklärungstext einer Person zum Zeitpunkt der Entscheidung tatsächlich angezeigt wurde
Request-Metadaten (optional) IP-Adresse und Browser-/Client-Information; werden ausschließlich erfasst, wenn das Tenant-Setting meetings.consent_audit.store_request_metadata aktiv ist (Default: aktiv; deaktivierbar zur stärkeren Datenminimierung)
Begründung beim Widerruf (optional) Vom Teilnehmer freiwillig angegebener Freitext im Falle eines Widerrufs

Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Erfassung und Aufbewahrung des Einwilligungs-Audit-Trails (Pflicht­felder) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Erfüllung der unions­rechtlichen Rechenschafts- und Nachweis­pflicht zur erteilten bzw. verweigerten Einwilligung)
Optionale Erfassung von IP-Adresse und User-Agent Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an forensischer Beweistiefe — Zuordenbarkeit der Entscheidung zu einer konkreten technischen Sitzung im Streit­fall); Tenants können die Erfassung über das genannte Setting deaktivieren

Unveränderbarkeit (Beweiswert-Erhaltung): Auf Datenbank­ebene verhindern Trigger jegliche UPDATE- und DELETE-Operation auf den Audit-Trail durch die Anwendung. Spätere Zustands­änderungen (z. B. ein Widerruf) entstehen ausschließlich als neuer Audit-Eintrag, der den vorhergehenden referenziert. Diese strukturelle Maßnahme schützt den forensischen Beweis­wert des Trails und stellt sicher, dass weder spiritdev als Auftrags­verarbeiter noch der Tenant-Administrator einzelne Einträge nachträglich verändern oder entfernen kann.

Speicherdauer: Audit-Einträge werden für die Dauer der gesetzlichen Beweis­pflicht aufbewahrt. Maßgeblich ist die regel­mäßige Verjährungs­frist nach § 195 BGB von 3 Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Einwilligung erteilt, verweigert oder widerrufen wurde (§ 199 Abs. 1 BGB). Im Anschluss erfolgt eine automatisierte Löschung. Sind im Einzelfall konkrete Streitig­keiten oder behördliche Verfahren anhängig, erfolgt eine Löschung erst nach deren Abschluss (Beweis­zwecke; Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Diese Aufbewahrungs­linie folgt der von Aufsichts­behörden anerkannten Orientierung an Verjährungs­vorschriften für zivil­rechtliche Schadens­ersatz­ansprüche.

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Eigene Audit-Trail-Einträge sind Bestandteil des in Abschnitt 11 beschriebenen DSGVO-konformen Datenexports und werden eingeloggten Nutzern im Self-Service zur Verfügung gestellt. Externe Gäste richten Auskunfts­anfragen über die einladende Organisation als Verantwortlichen; spiritdev unterstützt als Auftrags­verarbeiter bei der Heraus­gabe der den Gast betreffenden Audit-Einträge.

Verantwortlicher: Für den Aufnahme-Einwilligungs-Audit-Trail ist die jeweilige Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Hiervon unberührt bleibt die Eigen­absicherung von spiritdev gegenüber Aufsichts­behörden im Hinblick auf die Bereitstellung einer rechts­konformen Aufnahme­funktion.

5.5 Mobile-Apps und Push-Notifications

spiritflow stellt native Mobile-Apps für iOS (Apple) und Android (Google) bereit. Diese ermöglichen die Nutzung der Plattform unterwegs und unterstützen Push-Notifications, mit denen Sie zeitnah über relevante Ereignisse informiert werden (z. B. neue Aufgaben­zuweisungen, Erwähnungen, Chat-Nachrichten, Meeting-Einladungen).

Was sind Push-Notifications technisch? Push-Notifications werden bei mobilen Betriebs­systemen plattform­spezifisch über die zentralen Push-Dienste der jeweiligen Plattform­betreiber zugestellt. Auf iOS-Geräten erfolgt die Zustellung zwingend über den Apple Push Notification service (APNs) der Apple Inc. (Cupertino, Kalifornien, USA), auf Android-Geräten über Firebase Cloud Messaging (FCM) der Google LLC (Mountain View, Kalifornien, USA). Eine technische Alternative zu diesen Diensten besteht für native Apps der genannten Plattformen nicht.

Drittland­transfer in die USA: Da APNs und FCM von Unter­nehmen mit Sitz in den USA betrieben werden, ist der Versand jeder Push-Notification an Ihr mobiles Endgerät mit einer Übermittlung in die Vereinigten Staaten verbunden. Übermittelt werden ausschließlich:

  • ein opakes, geräte­spezifisches Push-Token, das Ihrem Endgerät durch Apple bzw. Google zugewiesen wurde
  • ein minimaler Notification-Payload mit dem Notification-Typ und einem reduzierten Inhalts­ausschnitt (Vorschau-Texte werden auf maximal 100 Zeichen begrenzt)

Vollständige Aufgaben­beschreibungen, vollständige Chat-Verläufe, Beleg- oder Rechnungs­details, Beträge auf Centebene, Mandanten-Klar­namen aus Berufs­geheimnis­branchen und Gesundheits­daten werden in Push-Payloads nicht übertragen.

Rechtsgrundlage für den Drittland­transfer:

  • Primär: das EU-US Data Privacy Framework (DPF) gemäß Durchführungs­beschluss (EU) 2023/1795 der Europäischen Kommission vom 10.07.2023; die Geltung wurde durch Urteil des Europäischen Gerichts (EuG) vom 03.09.2025 in der Sache T-553/23 bestätigt. Apple Inc. und Google LLC sind aktiv DPF-zertifiziert (verifiziert über die offizielle Liste unter dataprivacyframework.gov/list; die Liste wird halbjährlich neu geprüft, nächster Termin November 2026).
  • Backup: Standard­vertrags­klauseln (SCCs) gemäß Durchführungs­beschluss (EU) 2021/914, sollte der DPF-Angemessenheits­beschluss aufgehoben werden oder eine Zertifizierung entfallen.
  • Ergänzend für die einzelne Push-Übermittlung: Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und Ihrer Organisation bzw. spiritdev), weil die Push-Funktion ein wesentlicher Bestandteil der von Ihnen aktiv gewählten Mobile-App-Nutzung ist.

Restrisiko und transparente Information: spiritdev hat eine Schrems-II-Bewertung des Push-Routings durch­geführt und das verbleibende Restrisiko bewusst akzeptiert (Geschäfts­führungs­entscheidung vom 2026-05-01). Wesentliche Punkte: US-Anbieter unter­liegen FISA Section 702 und dem US Cloud Act; das DPF mindert dieses Risiko strukturell, eliminiert es aber nicht. Eine ausführliche Schrems-II-Bewertung wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Ihre Steuerungs­möglichkeiten (Opt-out):

  • Sie können Push-Notifications jederzeit in den System­einstellungen Ihres mobilen Endgeräts deaktivieren (Berechtigung „Mitteilungen" entziehen). Die Mobile-App funktioniert in diesem Fall weiter; Sie erhalten die entsprechenden Hinweise dann nur in der App und über die Web-Anwendung.
  • Bei Logout in der App wird das Push-Token im spiritflow-Backend invalidiert und gelöscht. Bei System­meldungen über ungültige Tokens (durch Apple bzw. Google) erfolgt eine automatische Bereinigung.
  • Tenant-Administratoren können Push-Notifications für bestimmte Notification-Typen über die Notification-Policies organisations­weit deaktivieren.
  • Eine zentrale Tenant-Konfiguration zur weitergehenden Verkürzung der Push-Inhalte auf vollständig generische Texte (z. B. „Neue Nachricht" mit Deep-Link, ohne Sender-Name, ohne Vorschau) ist in Vorbereitung. Sie wird insbesondere für Berufs­geheimnis­branchen empfohlen.

Speicherdauer Push-Token: Push-Tokens werden in der Datenbank von spiritflow gespeichert, solange Sie die App auf dem Gerät installiert und einen entsprechenden Account aktiviert haben. Bei Geräte­abmeldung, Token-Ablauf, User-Deaktivierung oder im Rahmen der Tenant-Lösch­kaskade werden Tokens gelöscht.

Zwecke: Bereitstellung der Mobile-Apps und zeitnahe Information über für Sie relevante Ereignisse in der Plattform.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in der EU (spiritflow-Backend): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrags­erfüllung).

Rechtsgrundlage für den Drittland­transfer an Apple/Google: siehe oben.

Verantwortlicher: Für die Inhalte der Push-Notifications ist die jeweilige Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Apple Inc. und Google LLC sind im Rahmen des reinen Push-Routings als technische Vermittler tätig; ihre eigene daten­schutz­rechtliche Verantwortlichkeit für das Push-Token auf Geräte­ebene richtet sich nach den Datenschutz­bestimmungen der jeweiligen Plattform.

5.6 Beleg- und Auslagenverwaltung (GoBD)

spiritflow stellt eine Beleg- und Auslagenverwaltung bereit, mit der Eingangsrechnungen, Quittungen, Auslagen-Einzelbelege sowie zusammengefasste Auslagen­abrechnungen erfasst, freigegeben und für die Buchhaltung exportiert werden können. Das Modul ist auf die Anforderungen der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) ausgerichtet.

Verarbeitete Daten:

Datenkategorie Beispiele Persistenz
Belegdaten Originaldatei (PDF/Scan) des Belegs, Belegnummer, Belegdatum, Beträge, Steuerangaben, Lieferanten- bzw. Empfänger­angaben, KI-/OCR-erkannte Inhalte Persistent gemäß gesetzlicher Aufbewahrungs­fristen
Auslagen-Einzelbelege Pro Mitarbeiter erfasste Einzelposition mit Kategorie, Betrag, Verwendungszweck und Original­beleg-Anhang Persistent gemäß gesetzlicher Aufbewahrungs­fristen
Auslagen­abrechnung Sammelabrechnung mit Positions­verweisen auf die zugrunde liegenden Einzelbelege, Empfänger­konto, Erstattungsbetrag, zusammengefasstes PDF Persistent als unveränderlicher Snapshot nach Fixierung
Freigabe-Audit-Trail Zeitstempel und User-ID des Genehmigers, Fixierungs­punkt (z. B. PAID, DATEV-Export) Persistent, revisionssicher
DATEV-Export-Datensätze CSV-Übergabedatei an die Buchhaltung der Organisation; enthält die zusammengefasste Abrechnung, nicht jeden Einzel­beleg separat Vom Tenant gesteuerter Export — übermittelte Daten verlassen spiritflow im Moment des Exports

Zwecke: Erfassung, Genehmigung und buchhalterische Weitergabe geschäftlicher Belege; Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs­pflichten der Organisation; Nachvollziehbarkeit für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Betriebs­prüfer.

Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Erfassung und Bearbeitung von Belegen und Auslagen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Verhältnis spiritdev ↔ Tenant); im Beschäftigten­kontext zwischen Tenant und Mitarbeiter ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG
Aufbewahrung als Buchhaltungs­beleg Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO sowie GoBD (gesetzliche Aufbewahrungs­pflicht der Organisation)
Audit-Trail zu Freigaben und Fixierungs­punkten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 146 AO (Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an interner Rechnungs­prüfung und Missbrauchs­prävention)
Optionale OCR-/KI-Erkennung von Belegdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Verarbeitung erfolgt durch die in Abschnitt 7.1 genannten Dienst­leister

Unveränderbarkeit nach Fixierungspunkten: Nach Erreichen eines Fixierungs­punktes — insbesondere PAID (Auszahlung erfolgt) und DATEV-Export (technische Übergabe an die Buchhaltung) — ist die Auslagen­abrechnung gegen Änderungen geschützt. Notwendige Korrekturen erfolgen ausschließlich über revisionssichere Gegen­buchungen, nicht durch nachträgliche Modifikation des Original­datensatzes. Diese strukturelle Maßnahme dient der GoBD-Anforderung an die Unveränderbarkeit elektronischer Aufzeichnungen und an die lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Trennung Originalbeleg ↔ Abrechnung: Der Originalbeleg (PDF/Scan) bleibt eigenständig archiviert und referenzierbar, auch wenn das zusammengeführte Abrechnungs-PDF zu einem späteren Zeitpunkt entfällt. Dadurch ist die Belegquelle nachweisbar erhalten.

Speicherdauer: Belege, Auslagen­abrechnungen und der zugehörige Audit-Trail werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen gespeichert — in der Regel 10 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Buchung bzw. der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).

Verantwortlicher: Für Belege und Auslagen­abrechnungen ist die jeweilige Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet die Daten als Auftrags­verarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter: Speicherung und Verarbeitung erfolgen auf der in Abschnitt 7.1 genannten Infrastruktur (Hetzner Online GmbH). Soweit OCR-/KI-gestützte Erkennung von Belegdaten aktiv ist, erfolgt diese über die in Abschnitt 7.1 genannten KI-Dienstleister.

5.7 Telefonie-Integration (CTI)

spiritflow bietet eine Computer-Telephony-Integration (CTI), mit der eingehende Anrufe an die Telefonanlage des Kunden mit der spiritflow-Kunden- und Kontaktverwaltung verknüpft werden können.

Architektur — Klarstellung zum Leistungsumfang: spiritflow stellt ausschließlich eine Metadaten-API zur Verfügung. Die Telefonanlage (PBX) oder ein lokaler CTI-Adapter des Kunden ruft definierte Endpunkte von spiritflow auf und übermittelt dabei Anruf-Metadaten. spiritflow hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf den Audio-Pfad eines Anrufs. Es findet keinerlei Aufzeichnung, keine Mitschnitt-Übermittlung und keine Transkription durch spiritflow statt. Audio-Streams und etwaige PBX-seitige Aufzeichnungen verbleiben vollständig im Verantwortungs­bereich des Kunden bzw. seines TK-Anbieters.

Verarbeitungsphasen und persistierte Daten:

Phase API-Aufruf vom Kunden­system Verhalten Persistierte Daten
RING (eingehender Anruf) POST /api/v1/cti/incoming-call Suffix-Match der Rufnummer gegen Kunden- und Kontakt­datenbank des Mandanten; Smart-Routing der Benachrichtigung (zuständiger Betreuer oder Broadcast an alle CTI-Nutzer); System-Benachrichtigung per WebSocket Keine eigenständige Persistenz; lediglich die System-Benachrichtigung
CONNECT (Anruf angenommen) POST /api/v1/cti/call-connected Identifikation des annehmenden Benutzers über Geräte­zuordnung; Aufräumen offener Ring-Benachrichtigungen bei allen übrigen Empfängern Keine Persistenz (reines UI-Cleanup)
END (Anruf beendet) POST /api/v1/cti/call-ended Erstellung einer Aktivität im Aktivitäts­protokoll Anruf-Metadaten (siehe nachstehende Tabelle)

Im Aktivitäts­protokoll persistierte Anruf-Metadaten:

Datenkategorie Speicherort Form
Anrufer-Rufnummer Aktivitäts­eintrag (Freitext-Feld) als Bestandteil des Aktivitäts­titels
Zeitpunkt Aktivitäts­eintrag strukturierter Zeitstempel
Anrufdauer Aktivitäts­eintrag (Freitext-Feld) als Bestandteil des Aktivitäts­titels
Richtung / Ergebnis Aktivitäts­eintrag (Enum) PHONE_CALL_INCOMING (beantwortet) oder PHONE_CALL_MISSED (verpasst)
Bezug zu Kunde/Kontakt Aktivitäts­eintrag strukturierte Referenz, sofern Rufnummer zugeordnet werden konnte; sonst ohne Personenbezug
Annehmender Mitarbeiter Aktivitäts­eintrag (Freitext-Feld) als Bestandteil des Aktivitäts­titels, sofern identifizierbar

Ausgehende Anrufe (Click-to-Call): Ausgehende Anrufe können über die API ausgelöst werden (POST /api/cti/dial). Dabei wird keine eigenständige Aktivität persistiert; spiritflow gibt lediglich den Wahl­impuls an die kunden­seitige Telefonanlage weiter.

Zwecke: Anzeige des Anrufenden im Kontext des Kunden- bzw. Kontakt­datensatzes; Nachvollziehbarkeit eingehender Telefonate als Teil des Kunden­dialogs; Routing eingehender Anrufe an den zuständigen Betreuer.

Rechtsgrundlagen:

Verarbeitung Rechtsgrundlage
Rufnummer-Lookup und Anzeige beim Empfänger Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Organisation an einer effizienten Kunden­betreuung)
Aktivitäts­eintrag zum Anruf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit von Kunden­kommunikation); im Beschäftigten­kontext ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG
Routing-Benachrichtigung an Mitarbeiter Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Hinweis zur Verantwortlichkeit für die Telefonanlage: Betrieb, Konfiguration und datenschutz­konforme Nutzung der angebundenen Telefon­anlage liegen ausschließlich in der Verantwortung des Kunden bzw. seines TK-Anbieters. Dies umfasst insbesondere die Auswahl eines geeigneten TK-Anbieters als Auftrags­verarbeiter, den Abschluss eines entsprechenden Auftrags­verarbeitungs­vertrags mit diesem, die Erfüllung etwaiger Hinweis- und Mitbestimmungs­pflichten (z. B. nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, soweit ein Betriebsrat besteht) sowie eine etwaige PBX-seitige Anruf­aufzeichnung samt zugehöriger Einwilligungs­einholung. spiritdev wird nicht Auftrags­verarbeiter der TK-Anlage und hat keinerlei Zugriff auf deren Audio- oder Mitschnitt­bestand.

Speicherdauer: Anruf-Aktivitäten sind Bestandteil des Aktivitäts­protokolls (siehe Abschnitt 5.2) und werden bis zur Löschung durch den Nutzer bzw. die Organisation aufbewahrt.

Verantwortlicher: Für die in spiritflow gespeicherten Anruf-Metadaten ist die jeweilige Organisation als Tenant-Kunde Verantwortlicher; spiritdev verarbeitet diese Daten als Auftrags­verarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

6. Datensicherheit

6.1 Technische Maßnahmen

  • Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS 1.3)
  • Passwörter werden mit sicheren Hash-Algorithmen gespeichert (nicht umkehrbar)
  • JWT-basierte Authentifizierung mit kurzen Token-Laufzeiten
  • API-Key-Authentifizierung mit mandantengebundenen Schlüsseln und granularen Berechtigungen (Scopes)
  • Automatische Virenprüfung bei Datei-Uploads
  • Rate Limiting zum Schutz vor Missbrauch (Weboberfläche und API)
  • Optionale IP-Einschränkung für API-Keys
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates
  • Zugriffskontrolle und Authentifizierung
  • Regelmäßige Backups

6.2 Organisatorische Maßnahmen

  • Schulung der Mitarbeiter
  • Zugriffsprotokollierung
  • Incident-Response-Prozesse
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

6.3 Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wir bieten die Möglichkeit zur Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für erhöhte Kontosicherheit.

6.4 Mandantentrennung (Row Level Security)

Die Daten verschiedener Organisationen werden auf Datenbankebene strikt voneinander getrennt. Durch Row Level Security (RLS) ist technisch sichergestellt, dass Zugriffe nur innerhalb des jeweiligen Mandantenkontexts möglich sind. Diese Sicherheitsmaßnahme greift automatisch bei jedem Datenbankzugriff.

6.5 Eingeschränkter Betreiberzugriff

Der Zugriff auf Inhaltsdaten ist technisch und organisatorisch stark eingeschränkt. Durch mandantenbezogene Zugriffskontrollen und Row Level Security ist ein Zugriff auf Daten anderer Organisationen im Regelbetrieb ausgeschlossen.

Ein Zugriff durch den Plattformbetreiber auf Inhaltsdaten erfolgt grundsätzlich nicht im Regelbetrieb und ist nur in ausdrücklich autorisierten Support- oder Wartungsfällen möglich, z. B.:

  • auf ausdrückliche Anforderung eines Organisations-Administrators
  • zur Behebung schwerwiegender technischer Störungen

Verfahren bei autorisiertem Zugriff:

  • Autorisierung erfolgt durch den Organisations-Administrator
  • Der Zugriff wird über ein Support-Ticket dokumentiert (Ticket-ID, Zeitpunkt, Umfang, durchführende Person)
  • Es wird ein temporärer Support-Benutzer angelegt, der nach Abschluss entfernt wird
  • Alle Aktionen werden im Audit-Log protokolliert

6.6 Datenpannen

Im Falle einer Datenpanne werden wir Sie gemäß Art. 34 DSGVO unverzüglich informieren, sofern die Panne voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat. Die zuständige Aufsichtsbehörde wird gemäß Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt.

7. Auftragsverarbeitung

7.1 Unterauftragnehmer

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Dienstleister Zweck Standort
Hetzner Online GmbH Hosting und Infrastruktur (Compute, Speicher, Datenbank, Objektspeicher) Deutschland (Falkenstein/Nürnberg)
Strato AG E-Mail-Versand (Transaktionsmails) Deutschland
Mistral AI SAS KI-gestützte Sprache-zu-Text-Verarbeitung („Voxtral") sowie KI-gestützte Zusammenfassung und Aufgaben­erkennung (Mistral Chat-API) für das Meeting-Modul Frankreich (Paris), EU
Apple Inc. Push-Notification-Routing für die iOS-Mobile-App über den Apple Push Notification service (APNs) USA (Cupertino, Kalifornien)
Google LLC Push-Notification-Routing für die Android-Mobile-App über Firebase Cloud Messaging (FCM) USA (Mountain View, Kalifornien)

Mit den in der EU ansässigen Dienstleistern (Hetzner Online GmbH, Strato AG, Mistral AI SAS) bestehen Auftragsverarbeitungs­verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Mit Apple Inc. und Google LLC bestehen vertragliche Beziehungen zur Bereitstellung der Push-Dienste; die hierdurch ausgelöste Datenübermittlung in die USA ist auf das Push-Routing beschränkt und wird in Abschnitt 5.5 sowie in Abschnitt 8 ausführlich beschrieben.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt direkt durch den Anbieter. Zahlungsdaten (Bankverbindung bei SEPA-Lastschrift, Rechnungsanschrift) werden nicht an Dritte weitergegeben.

E-Mail-Versand: Die E-Mail-Kommunikation (Transaktionsmails wie Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen) erfolgt über Strato AG. Dabei werden E-Mail-Adresse, Inhalt der Transaktionsmail und Zustellmetadaten verarbeitet.

Audio-/Video-Server (LiveKit): Für die Bereitstellung der Videokonferenz-Funktion betreibt spiritdev einen Audio-/Video-Server auf Basis der Software „LiveKit". Der Server wird im Auftrag von spiritdev auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) selbst betrieben. Es findet keine Datenübermittlung an die Hersteller des LiveKit-Projekts statt; LiveKit ist daher kein eigenständiger Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung der Audio-/Video-Streams erfolgt ausschließlich auf der Infrastruktur des oben genannten Hosting-Anbieters.

KI-gestützte Verarbeitung (Mistral AI): Bei aktivierter Sprachaufnahme im Meeting-Modul werden die aufgezeichneten Audio-Daten an Mistral AI in Paris (Frankreich) übermittelt, um eine Transkription zu erzeugen. Anschließend wird das Transkript an die Mistral Chat-API übermittelt, um die KI-Zusammenfassung sowie erkannte Aufgaben zu erzeugen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf EU-Servern. Mistral AI ist vertraglich verpflichtet, die übermittelten Daten nicht für eigene Trainings­zwecke zu verwenden.

7.2 Auftragsverarbeitung für Organisationen

Wenn Sie als Organisation personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter oder Kunden in spiritflow verarbeiten, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil der vertraglichen Beziehung und kann elektronisch abgeschlossen werden.

8. Datenübermittlung

8.1 Innerhalb der EU

Ihre Inhalts-, Vertrags- und Nutzungs­daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Datenbank, Objekt­speicher, Backups und Audio-/Video-Server (LiveKit) werden bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Die Mistral-KI-Verarbeitung im Meeting-Modul findet ausschließlich auf EU-Servern in Frankreich statt.

8.2 Drittland­transfer im Mobile-Push-Kanal (USA)

Ein Drittland­transfer findet ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung der Mobile-Apps für iOS und Android statt: Push-Notifications werden technisch zwingend über den Apple Push Notification service (APNs) der Apple Inc. (USA) bzw. über Firebase Cloud Messaging (FCM) der Google LLC (USA) zugestellt. Übermittelt werden ausschließlich das opake Push-Token Ihres Endgeräts und ein minimaler Notification-Payload. Die ausführliche Erläuterung dieses Transfers — einschließlich der Rechtsgrundlagen, der angewandten Datenminimierung und Ihrer Opt-out-Möglichkeiten — finden Sie in Abschnitt 5.5 „Mobile-Apps und Push-Notifications".

Rechtsgrundlage in Kürze:

  • EU-US Data Privacy Framework (Durchführungs­beschluss (EU) 2023/1795 vom 10.07.2023; bestätigt durch EuG-Urteil T-553/23 vom 03.09.2025) als primäre Grundlage; Apple Inc. und Google LLC sind aktiv DPF-zertifiziert (zuletzt verifiziert am 2026-05-01)
  • Standard­vertrags­klauseln (Durchführungs­beschluss (EU) 2021/914) als Backup
  • Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO als ergänzender Rechtsgrund für die einzelne Push-Übermittlung

8.3 Keine weiteren Drittland­transfers

Über den in Abschnitt 8.2 beschriebenen Mobile-Push-Transfer hinaus findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Sämtliche übrigen Verarbeitungen (Datenbank, Objekt­speicher, Backups, Meeting-Verarbeitung mit Mistral) erfolgen ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

9. Speicherdauer und Löschung

9.1 Allgemeine Speicherdauer

Datenart Speicherdauer
Nutzerkontodaten Bis zur Kontolöschung
Inhaltsdaten (inkl. Aktivitätsprotokoll) Bis zur Löschung durch Nutzer/Organisation
Chat-Nachrichten und -Anhänge Bis zur Löschung durch Nutzer/Organisation
Sprachaufnahmen (Audio) Sekundenbereich nach Transkription; max. 7 Tage bei Pipeline-Fehler
Roh-Transkripte Sekundenbereich nach KI-Verarbeitung; max. 7 Tage bei Pipeline-Fehler
Meeting-Stammdaten, KI-Zusammenfassungen, erkannte Aufgaben Bis zur Löschung des Meetings/der Aufgabe
Meeting-Einladungen externer Gäste (E-Mail, Token, Status) und Gast-Teilnahmedaten Token bis Ablauf, Verbrauch oder Widerruf; Einladungs- und Teilnahme-Eintrag bis zur Löschung des Meetings bzw. Ablauf der zugrunde­liegenden Geschäfts­korrespondenz-Aufbewahrung
Aufnahme-Einwilligungs-Audit-Trail (CONSENTED / DECLINED / REVOKED / TIMEOUT je Teilnehmer) 3 Jahre nach § 195 BGB ab Schluss des Kalenderjahres der Entscheidung (§ 199 Abs. 1 BGB); längere Aufbewahrung nur bei laufenden Verfahren; Einträge sind durch DB-Trigger gegen UPDATE/DELETE geschützt
Mobile-Push-Token Bis zur Geräte­abmeldung, Token-Ablauf, User-Deaktivierung oder Tenant-Lösch­kaskade
Anruf-Metadaten aus CTI-Integration (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, Richtung, Bezug zu Kunde/Mitarbeiter) Als Teil des Aktivitätsprotokolls — bis zur Löschung durch Nutzer/Organisation
Belege, Auslagen-Einzelbelege, Auslagen­abrechnungen, zugehöriger Freigabe-Audit-Trail 10 Jahre nach § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO (gesetzliche Aufbewahrungs­pflicht); Unveränderbarkeit nach Fixierungs­punkten (PAID, DATEV-Export)
Access-/Error-Logs 90 Tage
Security-/Audit-Logs 1 Jahr
Rechnungsdaten 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Backups 30 Tage

9.2 Löschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertrags:

  • 30 Tage Karenzzeit für Datenexport
  • Anschließend vollständige Löschung der Inhaltsdaten
  • Aufbewahrung von Abrechnungsdaten gemäß gesetzlicher Pflichten

Gelöschte Daten können sich für einen begrenzten Zeitraum in Sicherungskopien befinden. Diese Sicherungskopien werden nach Ablauf der jeweiligen Backup-Aufbewahrungsfrist automatisch überschrieben oder gelöscht und nicht produktiv wiederhergestellt.

9.3 Anonymisierung von Benutzerdaten

Wenn Mitarbeiter Ihre Organisation verlassen, können deren Benutzerdaten anonymisiert werden, anstatt sie zu löschen. Bei der Anonymisierung:

  • Werden personenbezogene Daten (Name, E-Mail, etc.) unwiderruflich entfernt
  • Bleiben Arbeitsverläufe, Aufgaben und Zeiteinträge erhalten, jedoch ohne Personenbezug
  • Können Aufgaben und Verantwortlichkeiten des ausscheidenden Benutzers auf einen anderen Benutzer übertragen werden

Diese Funktion ermöglicht es, die Arbeitshistorie und Projektdokumentation zu bewahren, während die DSGVO-Anforderungen zur Datenlöschung erfüllt werden.

Anonymisierungs-Adresse mit Schutzmaßnahmen: Im Zuge der Anonymisierung wird die E-Mail-Adresse des Benutzers durch einen Platzhalter unter einer von spiritdev kontrollierten Subdomain ersetzt (Schema: deleted_{id}@anonymized.spiritflow.team). Diese Subdomain ist auf DNS-Ebene über einen Null-MX-Record gemäß RFC 7505 ausdrücklich nicht für den E-Mail-Empfang konfiguriert; sendende Mailserver erhalten eine sofortige Zustellungsverweigerung. Zusätzlich verhindert eine Vorprüfung im spiritflow-Backend („Pre-Send-Audit-Block") jeden internen Versandversuch an eine Anonymisierungs-Adresse und protokolliert den Vorgang mit Aufrufer-Kontext zur Bug-Frühwarnung. Diese gestaffelte technische Maßnahme dient der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO sowie Art. 32 DSGVO und schließt aus, dass über die ehemalige E-Mail-Adresse mittelbar ein Personenbezug wiederhergestellt oder Daten an Dritte gelangen.

10. Ihre Rechte

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

10.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

10.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

10.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

10.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. spiritflow bietet hierfür eine integrierte Datenexport-Funktion, mit der Sie Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

10.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

10.8 Ansprechpartner für Betroffenenrechte

  • Für Account- und Vertragsdaten: Wenden Sie sich direkt an spiritdev unter
  • Für Inhaltsdaten (Aufgaben, Projekte etc.): Wenden Sie sich an Ihre Organisation als Verantwortlichen. spiritdev unterstützt die Organisation als Auftragsverarbeiter bei der Bearbeitung.

Bei Anfragen zu Inhaltsdaten leiten wir Anfragen auf Wunsch an die Organisation weiter bzw. unterstützen bei der Identifikation des zuständigen Verantwortlichen.

10.9 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)

Holstenstraße 98

24103 Kiel

Telefon: +49 431 988-1200

E-Mail:

https://www.datenschutzzentrum.de

11. Datenexport

11.1 DSGVO-konformer Datenexport

spiritflow bietet eine umfassende Datenexport-Funktion, die Ihnen ermöglicht:

  • Alle Ihre personenbezogenen Daten herunterzuladen
  • Aufgaben, Projekte und Zeiteinträge zu exportieren
  • Anhänge und Dateien zu sichern

Der Export erfolgt in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (JSON, CSV) und erfüllt damit die Anforderungen des Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit).

11.2 Organisationsweiter Export

Administratoren können einen vollständigen Export aller Organisationsdaten durchführen, beispielsweise für:

  • Datensicherung
  • Migration zu anderen Systemen
  • Erfüllung von Auskunftspflichten

12. Cookies und Tracking

12.1 Notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für:

  • Session-Verwaltung (Session-Cookie)
  • Sicherheitsfunktionen (CSRF-Cookie)

Die Authentifizierung erfolgt über Token, die im Browser-Speicher (localStorage) abgelegt werden und keine Cookies sind.

Rechtsgrundlage: Der Einsatz technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG; die Verarbeitung der dabei anfallenden personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch einwandfreien Bereitstellung der Plattform).

12.2 Optionale Cookies

Für optionale Funktionen wie Komforteinstellungen (z. B. Sprachpräferenzen, UI-Einstellungen) werden Cookies nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

12.3 Keine Tracking-Cookies

Wir verwenden keine Tracking-Cookies für Werbezwecke oder zur Erstellung von Nutzerprofilen.

13. E-Mail-Kommunikation

13.1 Transaktions-E-Mails

Wir senden E-Mails für:

  • Registrierungsbestätigung
  • Passwort-Zurücksetzung
  • Wichtige Kontoinformationen
  • Aufgabenbenachrichtigungen (konfigurierbar)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

13.2 Benachrichtigungseinstellungen

Sie können in Ihren Kontoeinstellungen festlegen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Alle wesentlichen Entscheidungen, die Sie betreffen, werden von Menschen getroffen.

15. Datenschutz durch Technikgestaltung

spiritflow wurde nach dem Prinzip "Privacy by Design" (Art. 25 DSGVO) entwickelt:

  • Datenminimierung: Nur erforderliche Daten werden erhoben
  • Zweckbindung: Daten werden nur für den angegebenen Zweck verwendet
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Standardmäßig sind die datenschutzfreundlichsten Optionen aktiviert
  • Mandantentrennung: Row Level Security auf Datenbankebene implementiert
  • Eingeschränkter Betreiberzugriff: Technische und organisatorische Maßnahmen begrenzen den Zugriff auf das notwendige Minimum

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets in der Anwendung.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch eine Benachrichtigung in der Anwendung.

17. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

E-Mail:

Wir werden Ihre Anfrage schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, bearbeiten.